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[구글 드라이브용 전자결재] Google 드라이브 승인/거부 전자결재 기능 소개 (구글 공식 서비스)

Google Workspace

Google 드라이브 승인/거부 전자결재

Google 이 지난 2019년 Next 컨퍼런스에서 처음 소개되었던 서비스입니다.  G Suite 용 Google 드라이브에 기본적인 결재/거부(Approval/Decline) 서비스가 추가 될 예정이라고 하였습니다.  2020년 거의 1년동안 베타 테스터들에게만  제공 되었던 서비스였습니다.  

G Suite이  Google Workspace 로 재 브랜딩 되면서, Google Workspace Business Standard 버전 이상에서 기본 기능으로 제공되기 시작하였습니다.

 

Google 문서(Docs, Sheet, Slide)뿐만아니라 일반 파일들(MS Office, PDF, HWP,기타 파일들)에 대해서 결재자를 지정하고 승인 요청할 수 있습니다. 결재자는 내부 도메인 사용자 뿐만아니라 외부 도메인 (Google Workspace 계정 사용자) 사용자로 지정 될 수 있습니다. 단, 복수 결재자들을 순서적으로 지정한다 하더라도 결재는 순서적으로 진행되지 않습니다. 즉, 복수 결재자가 순서 없이 모두 승인을 해야 만 결재 완료가 됩니다.

시작하는 방법

  • G Suite 관리자는 관리콘솔 (admin.google.com)에 접속하여 모든 사용자 또는 조직단위 사용 설정을 해야 합니다.
  • 앱 > G Suite > 드라이브 및 문서에 대한 설정 > “승인”

  • 승인 요청 > 조직이 소유한 파일에 대한 승인 요청을 허용합니다. “사용”, 조직의 사용자가 파일에 대한 승인을 요청하도록 허용 “사용”

기본 기능

  • 승인 요청:
  • 드라이브 사용자는 구글 문서(Docs, Sheet, Slide)나 일반 파일들(예, MS Office 문서, PDF에 대해서 승인 요청 할 수 있습니다.

  • 결재자 지정은 복수로 지정이 가능합니다.
  • 결재자 지정은 해당 문서 공유자로 지정된 사용자들하고는  별개로 지정이 가능합니다.
  • 결재자는 내부 도메인 사용자 뿐만아니라 외부 도메인 사용자 (G Suite 사용자만 가능 개인 Gmail 사용자는 해당 사항 없음) 지정 가능합니다.

  • 결재자 지정후 승인 요청시 해당 문서의 공유 권한 부여 지정 할 수 있습니다(‘보기’ 또는 ‘수정’. 기본 값은 ‘보기’ 로 설정됨)
  • 승인 요청시 ‘마감일 추가’ 할 수 있습니다

  • 승인 또는 거부
  • 결재자에게는 이메일로 승인 요청 메시지 알림이 전달 됩니다.

  • 결재자는 ‘승인’ 또는 ‘거부’할 수 있습니다.  
  • 결재자중 한명이라도 승인 ‘거부’ 시 해당 문서는 ‘승인 거부됨’ 으로 표시됩니다.  

  • 요청 대기중 : 결재자들이 승인하기 전까지는 ‘요청 대기중’ 으로 표시됩니다.

  • 복수 결재자 지정시 결재자 순서는 정의하지 않습니다. (즉, 결재자 지정 순서대로 결재가 진행되는 방식이 아님)
  • 일반적인 결재 시스템에서와 같이 결재자 순서를 지정하여 순서대로 결재시 승인 되는 기능은 현재 베타 서비스에서는 제공하지 않습니다.  
  • 모든 복수 결재자가 순서에 상관없이 승인을 해야 결재가 완료됩니다.
  • 복수 결재자중에 한명이라도 거부를 하게 되면 해당 문서는 결재 거부가 됩니다.

  • 승인 요청 취소
  • 결재 요청자는 결재 대기중에 언제든 승인 요청을 취소할 수 있습니다.

  • 결재 진행중에는 문서가 ‘잠김 상태’ 가 됩니다.
  • 결재 요청 대기중에는 해당 문서는 잠김 상태가 됩니다. 이 상태에서는 모든 결재자 (보기 권한을 부여 받은)는 문서 수정 및 댓글이 불가능해집니다.
  • ‘잠김 해제’ 는 결재 요청자(문서 소유자) 또는 해당 문서의 ‘수정’ 권한을 갖고 있는 사용자만이 할 수 있습니다.
  • ‘감김 해제’ 가 되면 결재 진행은 모두 취소가 됩니다.  

  • 이미 결재 승인된 문서는 ‘잠김 과 ‘승인 됨’ 으로  표시됩니다.  소유자 또는 수정 권한자는 ‘잠김 상태’를 해제할 수 있습니다.
  • ‘잠김 해제’ 는 ‘수정’ 및 ‘댓글’ 작성 기능이 복원되며, 대기 중인 승인이 취소되고 승인과 관련된 사용자에게 알림이 전송됩니다.

  • 결재 문서 검색
  • 내가 요청한 문서 만 검색 (결재 진행 중일때 만 가능) : ‘approval:requestedbyme’
  • 내가 승인 해야 할 문서 만 검색 : ‘approval:awaitingme’

데모 동영상

유튜브 동영상 데모

연락처: 02-557-5265

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