[구글 드라이브용 전자결재] Google 드라이브 승인/거부 전자결재 기능 소개 (구글 공식 서비스)

Google Workspace

Google 드라이브 승인/거부 전자결재

Google 이 지난 2019년 Next 컨퍼런스에서 처음 소개되었던 서비스입니다. G Suite 용 Google 드라이브에 기본적인 결재/거부(Approval/Decline) 서비스가 추가 될 예정이라고 하였습니다. 2020년 거의 1년동안 베타 테스터들에게만 제공 되었던 서비스였습니다.

G Suite이 Google Workspace 로 재 브랜딩 되면서, Google Workspace Business Standard 버전 이상에서 기본 기능으로 제공되기 시작하였습니다.

Google 문서(Docs, Sheet, Slide)뿐만아니라 일반 파일들(MS Office, PDF, HWP,기타 파일들)에 대해서 결재자를 지정하고 승인 요청할 수 있습니다. 결재자는 내부 도메인 사용자 뿐만아니라 외부 도메인 (Google Workspace 계정 사용자) 사용자로 지정 될 수 있습니다. 단, 복수 결재자들을 순서적으로 지정한다 하더라도 결재는 순서적으로 진행되지 않습니다. 즉, 복수 결재자가 순서 없이 모두 승인을 해야 만 결재 완료가 됩니다.

시작하는 방법

G Suite 관리자는 관리콘솔 (admin.google.com)에 접속하여 모든 사용자 또는 조직단위 사용 설정을 해야 합니다.
앱 > G Suite > 드라이브 및 문서에 대한 설정 > “승인”

승인 요청 > 조직이 소유한 파일에 대한 승인 요청을 허용합니다. “사용”, 조직의 사용자가 파일에 대한 승인을 요청하도록 허용 “사용”

기본 기능

승인 요청:

드라이브 사용자는 구글 문서(Docs, Sheet, Slide)나 일반 파일들(예, MS Office 문서, PDF에 대해서 승인 요청 할 수 있습니다.

결재자 지정은 복수로 지정이 가능합니다.
결재자 지정은 해당 문서 공유자로 지정된 사용자들하고는 별개로 지정이 가능합니다.
결재자는 내부 도메인 사용자 뿐만아니라 외부 도메인 사용자 (G Suite 사용자만 가능 개인 Gmail 사용자는 해당 사항 없음) 지정 가능합니다.

결재자 지정후 승인 요청시 해당 문서의 공유 권한 부여 지정 할 수 있습니다(‘보기’ 또는 ‘수정’. 기본 값은 ‘보기’ 로 설정됨)
승인 요청시 ‘마감일 추가’ 할 수 있습니다

승인 또는 거부

결재자에게는 이메일로 승인 요청 메시지 알림이 전달 됩니다.

결재자는 ‘승인’ 또는 ‘거부’할 수 있습니다.
결재자중 한명이라도 승인 ‘거부’ 시 해당 문서는 ‘승인 거부됨’ 으로 표시됩니다.

요청 대기중 : 결재자들이 승인하기 전까지는 ‘요청 대기중’ 으로 표시됩니다.

복수 결재자 지정시 결재자 순서는 정의하지 않습니다. (즉, 결재자 지정 순서대로 결재가 진행되는 방식이 아님)

일반적인 결재 시스템에서와 같이 결재자 순서를 지정하여 순서대로 결재시 승인 되는 기능은 현재 베타 서비스에서는 제공하지 않습니다.
모든 복수 결재자가 순서에 상관없이 승인을 해야 결재가 완료됩니다.
복수 결재자중에 한명이라도 거부를 하게 되면 해당 문서는 결재 거부가 됩니다.

승인 요청 취소

결재 요청자는 결재 대기중에 언제든 승인 요청을 취소할 수 있습니다.

결재 진행중에는 문서가 ‘잠김 상태’ 가 됩니다.

결재 요청 대기중에는 해당 문서는 잠김 상태가 됩니다. 이 상태에서는 모든 결재자 (보기 권한을 부여 받은)는 문서 수정 및 댓글이 불가능해집니다.
‘잠김 해제’ 는 결재 요청자(문서 소유자) 또는 해당 문서의 ‘수정’ 권한을 갖고 있는 사용자만이 할 수 있습니다.
‘감김 해제’ 가 되면 결재 진행은 모두 취소가 됩니다.